Afgelopen maandag werkte ik met Nancy van Eckxstreme Marketing samen aan haar bedrijf. Zo gezellig, want 1x in de zoveel tijd komen we bij elkaar in een restaurant halverwege en werken we een paar uur samen aan onze bedrijven. Nancy helpt mij met mijn marketing en ik help haar met het automatiseren van haar bedrijf of met tips voor het automatiseren bij haar klanten.
En deze keer kwamen we bij elkaar om een aantal processen van Nancy binnen haar bedrijf te automatiseren.
Haar belangrijkste doel was om meer tijd in haar bedrijf vrij te maken voor het werken aan haar bedrijf, zodat ze op die manier nog meer klanten kan helpen in de marketing.
We hebben deze dag dus gebruikt om te kijken naar de processen die zij in haar bedrijf heeft en hoe deze nu lopen. Het zijn allemaal processen die voor haar heel erg logisch zijn, omdat ze ze al een tijdje zo doet.
Denk er maar aan dat je hele leven eigenlijk bestaat uit bedrijfsprocessen. Je staat in de ochtend op, sommigen altijd op hetzelfde tijdstip, neemt vervolgens een kop koffie en gaat daarna naar de sportschool. Daarna begint je werkdag en ook daarin probeer je een vast patroon aan te houden. Dit heb je jezelf in de loop van de tijd allemaal aangeleerd en is inmiddels gesneden koek….het gaat dus automatisch.
Zo is het ook met de processen in je bedrijf. Deze processen volg je al een tijdje en werkten prima, tot het moment dat je aanbod veranderde of je meer klanten kreeg. De processen die je had staan werkten ineens niet meer. Je merkt bijvoorbeeld dat je veel meer tijd kwijt bent met het krijgen van inzicht en overzicht. Of dat je zoveel klanten hebt, dat je het gevoel hebt dat je ze niet meer alle aandacht kunt geven. Dat is wat mij betreft een heel duidelijk signaal om te gaan kijken naar je lopende processen en om te kijken of daar stappen inzitten die je kunt automatiseren.
En niet alleen omdat je vastloopt in je huidige processen, maar ook omdat je wel eens met vakantie wil toch?
Het kan zomaar gebeuren dat je een keertje ziek wordt, het kan ons allemaal gebeuren. Hoe zit het dan met je bedrijf? Lopen de zaken in het honderd of loopt alles gewoon door?
Voor Nancy was het nu vooral belangrijk om op een makkelijke manier inzicht te krijgen in waar haar team mee bezig was. Niet om te controleren, maar om bij een aantal klanten de volgende stap te gaan zetten in hun marketing. Als je weet hoe het ervoor staat, kun je namelijk ook je volgende stappen plannen.
Trello
Om overzicht en inzicht te krijgen, maakt Nancy gebruik van Trello
Voor wie het niet kent: Trello is een workflowsysteem en projectmanagementtool waarmee je heel makkelijk met je team kunt samenwerken.
Zelf gebruik ik Trello bijvoorbeeld om overzicht te houden op de status van mijn lopende projecten, waardoor ik precies inzicht heb waar elke klant staat, of er wat van mij verwacht wordt en of ik nog ruimte heb voor nieuwe klanten.
Nancy werkt ook in Trello en gebruikt het tweeledig, of eigenlijk wel drieledig.
Allereerst is het voor haar een belangrijke tool om met haar team te communiceren. Haar team bestaat uit SEO specialisten, content creators, een technisch VA en een webbouwer. Ze zijn dus allemaal met wat anders bezig, maar wel voor dezelfde klanten. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de status van iedere taak, om op die manier volledig op elkaar ingespeeld te zijn.
Daarnaast gebruikt Nancy Trello om met de klant te communiceren. Deze moet bijvoorbeeld tijdig onderwerpen aanleveren voor social media, zodat de content creators aan de slag kunnen.
En tot slot gebruikt Nancy Trello om overzicht te krijgen en te houden op haar eigen projecten waarmee ze haar bedrijf wil laten groeien. Sommige van deze projecten zijn puur voor haarzelf, maar sommige wil ze ook al delen met haar team, zodat zij mee kunnen denken en input kunnen aanleveren.
En dat is eigenlijk precies waar het een beetje knelde. Ze moest op allerlei plekken zoeken naar de juiste informatie om de status te achterhalen. Sommige delen staan in Google Drive, sommige delen in de mail en sommige dingen al volledig in Trello. Met een vakantie in het vooruitzicht is het dus een heel vervelend gevoel als je de dingen niet los kunt laten en niet weet hoe alles er precies voorstaat. Nancy wil zeker weten dat tijdens haar vakantie de juiste taken worden opgepakt, de klanten volledig bediend worden en iedereen op het juiste moment ingeschakeld wordt, zonder dat zij hiervoor nog iets hoeft te doen.
Inventarisatie processen
We hebben dus voor Nancy eerst gekeken naar welke processen zij nu gebruikt en of deze logisch zijn. Alleen maar door kritisch door alle stappen heen te gaan en de vraag te stellen waarom doe je dat? Kun je daar een logisch antwoord op geven, dan is het een stap die moet blijven. Kun je dat niet? Dan is het misschien een stap in het proces die overbodig is. Of misschien eerst wel nodig was, maar nu helemaal niet meer omdat je in je bedrijf inmiddels bent gegroeid.
Nadat we alle nodige stappen in kaart hebben gebracht, kijken we naar wat er in dit proces nog handmatig gedaan wordt en of dat nodig is. Kun je het automatiseren? ja, dan meteen doen zou ik zeggen.
Een voorbeeld is bijvoorbeeld het proces van het uitbesteden van Social Media. Nancy neemt dit de klant uit handen, maar in het hele proces zitten stappen voor de klant zelf, voor de content creator en voor de VA die de berichten vervolgens inplant. De ene kan pas aan de slag, wanneer de ander zijn taak heeft gedaan. En in plaats van mailtjes over en weer te sturen, hebben we dit proces helemaal in Trello gezet. De opdrachtgever krijgt zijn taken begin van de maand op zijn lijstje met een deadline. Na afronding krijgt de content creator haar taken en tot slot krijgt de VA haar taken en de berichten om in te plannen. Omdat de taken pas worden aangemaakt en toegewezen op het moment dat de vorige taak is afgerond, heeft iedereen precies inzicht in het proces, eventuele knelpunten PLUS… ze hoeven zich pas met een taak bezig te houden wanneer deze op hun lijstje staat omdat ze niet hoeven te controleren of de voorganger zijn taak al heeft afgerond. Dat scheelt echt zo ontzettend veel tijd.
Omdat we dit hele proces dus hebben geautomatiseerd, kan Nancy met een gerust hart op vakantie. Ze weet zeker dat de taken worden opgepakt en hoeft alleen de eindtaak aan iemand over te dragen. Rust in haar hoofd op vakantie, dat is misschien nog wel de mooiste winst.
Trello is trouwens maar één van de tools die ik gebruik om te automatiseren. Ik zet meerdere tools in, afhankelijk van de wens van mijn klanten.
Maar bij automatiseren kun je bijvoorbeeld ook denken aan de aankopen via je website. Zodat wanneer jij op vakantie bent, je klanten gewoon die ene training kunnen kopen, direct toegang krijgen en snel aan de slag kunnen. Ze hoeven dus niet te wachten tot jij terug bent van vakantie. De factuur kan bijvoorbeeld automatisch gestuurd worden, zodat jij na je vakantie niet achteraf nog facturen hoeft te maken. Dat loopt allemaal door tijdens jouw welverdiende vakantie.
Er zijn zoveel verschillende mogelijkheden om delen van je bedrijf te automatiseren. En het hoeft echt niet allemaal in één keer.
Wat ik voor mezelf vooral heb ontdekt is dat ik door het in kaart brengen van mijn processen veel meer inzicht heb gekregen in overbodige werkzaamheden en energielekken. En deze ben ik vervolgens één voor één gaan automatiseren, zodat ik mijn bedrijf naar een hoger niveau kon tillen.
Zo krijg ik bijvoorbeeld 1x per maand een melding dat ik de berichten voor mijn social media moet gaan maken. Gedurende de maand heb ik al mijn onderwerpen in een lijstje gezet en deze zet ik vervolgens in een Trello lijst en ga daar de content bij maken.
Doordat ik mijn processen strakker neerzet, wordt ik veel meer gedwongen om echt de stappen te zetten die nodig zijn. Ik kan het niet meer negeren, maar moet het echt doen. Mij heeft dat echt onwijs geholpen om de volgende stappen te zetten.
Wing Woman Partnership
En vanuit deze inzichten heb ik ook mijn Wing Woman Partnership opgezet. Een samenwerking van 3 maanden waarin we gaan kijken naar je processen, je handmatige stappen en wat we hierin kunnen automatiseren. Waar win je de meeste tijd mee of krijg je weer een hoop energie van terug? Dat is wat we oppakken en automatiseren.
Dat is dus waaar ik onwijs veel energie van krijg. Net als het opnemen van deze podcast trouwens. Excuus als het soms wat chaotisch is, dat is omdat ik tijdens het praten vaak ineens weer een ander idee in mijn hoofd krijg haha.
Heb je dus nog vragen of andere inzichten, voel je vrij dat met me te delen. Dat kan via een pb via Insta. Mijn handle is @technieske>
Sowieso denk ik graag mee in je bedrijf, dus ik hoop je te spreken.
Wil je deze podcast / dit blog liever luisteren? Dat kan hier
